はじめに
あなたのチーム予定はバラバラで混乱していませんか。
共有カレンダーを正しく設計すれば時間ロスは激減します。
今日はUD-Nextを軸にした設計図をあなたへ贈ります。
タグ設定でかんたん検索
最初に大分類フォルダを三つ作成します。
「社内共通」「案件別」「個人」。
社内共通には休業日研修日など全社イベントを登録。
案件別フォルダはプロジェクトごとに分割。
タグは案件名_工程を使い検索を容易に。
個人フォルダは各自の私的予定欄。
公開範囲を自分のみで設定しプライバシーを保護。
この三層構造が情報洪水を防ぎます。
色分けルールを決定
可視性向上の鍵は色です。
私は業務区分で色を固定しました。
青は会議赤は締切緑は外出黄は休暇。
色を見れば重要度が直感で伝わります。
UD-Nextカラー設定はテンプレ化が可能。
新イベントも自動で規定色に染まります。
あなたは迷わず登録できます。
通知設定の最適化
通知が多過ぎると麻痺します。
まず全員のデフォルトリマインダーを三十分前に統一。
緊急タスクは五分前通知を追加。
休日イベントは通知オフにし雑音を排除。
UD-Nextはチャットとメールどちらも選択可。
私はチャット通知のみでメールを減らしました。
ロールと権限を整備
編集権限を無制限にすると予定が壊れます。
管理者チームリーダーメンバー見学者の四役割で十分。
管理者は全編集リーダーは案件フォルダのみ編集。
メンバーは自分予定追加見学者は閲覧のみ。
UD-Nextのロールテンプレで五分で設定完了。
あなたは誤操作による混乱を防げます。
外部連携を組み込む
Googleカレンダーと双方向同期を設定。
外出先でもスマホ日程が最新。
Slackチャンネルへ予定作成通知を自動投稿。
会議室予約システムともAPI連携し重複を防止。
予約テンプレートを活用
会議登録のたび場所参加者入力は面倒。
テンプレにタイトル場所時間参加タグを保存。
クリック一回で新規作成。
議事録ノートリンクも自動付与。
あなたは入力工数を三分の一に削減。
モバイル利用で隙間活用
現場監督は移動中でも予定を確認したい。
UD-Nextモバイルはオフラインキャッシュ対応。
地下でも変更を加え電波回復で同期。
音声入力で新予定を追加。
手書きより速く安全。
まとめ
共有カレンダー設計図は三層構造色分け通知最適ロール整備外部連携が柱。
UD-Nextならクリック数回で実装できます。
あなたはもう予定迷子に悩みません。
今日から社内会議室に設計図を貼り全員で運用を始めましょう。
未来のあなたはスケジュール混乱とは無縁です。
ぜひUD-Nextをお試しください。きっと気に入ってくれると思います。
