セキュリティとバックアップ
私は、セキュリティとバックアップの重要性を痛感しています。
大切なデータを失うのは、想像するだけで怖いです。
特に、不動産や建設の現場では、書類や図面が多く、流出すれば大問題です。
情報管理には、強固な仕組みが欠かせないと感じています。
それを踏まえ、今回はセキュリティとバックアップの話を深堀りします。
セキュリティが絶対に必要な理由
私が最初にセキュリティを意識したのは、現場の情報漏えい事件でした。
ある会社で、情報が外部に漏れ、大騒ぎになったのです。
そのとき、「私たちも同じ目に遭うかも」と、背筋が寒くなりました。
図面だけでなく、契約書や顧客情報も守らないといけません。
私は、それ以来、アクセス制限の大切さを理解しました。
権限をきっちり設定すれば、担当者以外が見るのは難しくなります。
この設定が甘いと、誰でもデータを持ち出せる状態になるのです。
私は、強固なパスワードや多要素認証を活用するよう心掛けています。
少し面倒に感じるときもありますが、安心感には変えられません。
オンライン環境では、暗号化通信も必須です。
ネット上を通るデータが盗まれないように、SSLやTLSを使うわけです。
私が導入したシステムでは、アップロードからダウンロードまで暗号化されます。
そのおかげで、外出先でも不安なくアクセスできます。
以前は「大容量ファイル送信」にメールを使っていて、ヒヤヒヤした思い出があります。
でも、いまはクラウド経由でのセキュアな共有を心掛けています。
ファイルの受け取りリンクもパスワード保護すれば、さらに安心です。
この手順を最初に聞いたとき、私は難しそうと思いました。
実際に使ってみると、意外と簡単で拍子抜けしました。
その一手間で、守るべきものをきちんと保護できるのは大きいです。
バックアップがもたらす安心感
私は一度、大事なデータを失った経験があります。
そのときは涙が出るほど落ち込みました。
「バックアップさえあれば」と思ったのを今でも覚えています。
紙の図面なら、コピーを保管することが当たり前でした。
デジタルデータも、やはり複数保管が安心ですね。
クラウドサービスなら、バージョン管理や自動バックアップが可能です。
私は定期的なスナップショットを推奨しています。
万が一、ウイルスに感染しても、以前の状態に戻せるからです。
ランサムウェア対策としても、有効だと感じます。
「バックアップがあるから大丈夫」と思えると、心の余裕が違います。
私の知り合いは、停電でサーバが故障し、データが一部飛んでしまいました。
でも、クラウド上のバックアップが残っていたので、最小限の被害で済んだそうです。
バックアップ先を複数に分散するのも一つの方法です。
会社のローカルサーバと、クラウド上のストレージを併用するイメージです。
私は、重要データを海外サーバに置くか悩んだことがあります。
ただ、国内サーバを選ぶ企業も多いと知って少し安心しました。
データ保護の法律や規制は国によって違います。
そのため、自社のニーズに合ったバックアップ先を見極めるとよいでしょう。
こうした情報は、私も最初はネットで調べたり、詳しい人に聞いたりしました。
クラウド活用でリスクを減らすコツ
クラウドを活用するとき、設定ミスが原因でトラブルになるケースが多いですし、
私はそのへんをきちんと把握することが重要だと思います。
特に、不動産や建設関連のファイルは大きく、種類も多様です。
きちんとフォルダ構成を考えておくと、混乱が減ります。
権限設定も段階的に導入すると、操作がわかりやすくなります。
最初から複雑すぎるルールを作ると、みんなが戸惑うだけです。
私は、クラウドの管理者を誰にするかも慎重に選びます。
セキュリティの要となるアカウントですから、その人が細部を見守れる体制が望ましいです。
クラウドサービスが常に最新の暗号化技術を取り入れているかも確認したいです。
アップデート情報を追うのが面倒と思うかもしれません。
でも、セキュリティを甘く見ると大変な目に遭うことがあります。
私は、念には念を入れたいタイプなので、導入前に調査します。
「いいサービスなのに暗号化が弱い」では困りますから。
