複数の物件を同時に扱うのは、わたしにはワクワクします。
でも、スケジュールが重なると大混乱ですよね。
最初は、あれこれ管理に追われてぐったりでした。
だけど、ちょっとしたコツを覚えれば不思議と回るんですよ。
ここでは「複数物件の日程調整」に関するわたしの経験を語ります。
文章は短めに区切るので、読みやすいはず。
あなたも気軽にのぞいてみてくださいね。
わたしが担当する案件は、マンションや戸建て、時にはテナントも混ざります。
どれも進捗や連絡先が違うから、日程をすり合わせるのが大変です。
この手間を、どう減らすかがポイントだと感じました。
忙しいときほど、スケジュール調整で疲弊しがちです。
あなたも同じ経験があるなら、ぜひ最後まで読んでみてください。
全体像をつかむ
まずは、全体を俯瞰するのが大事です。
わたしは、最初にすべての物件を一覧化しました。
エクセルや、もっと便利なツールでも構いません。
とにかく「どれがどのタイミングで動くか」を見やすくするんです。
最初は紙に書き出すのもアリでしょう。
「物件Aは来週から内装」「物件Bは月末に契約」など、一目で把握できる形が大切です。
最初こうすることで、ダブルブッキングが減りますよね。
わたしは、前にブッキングミスをして痛い目に遭いました。
売主の都合を優先しすぎ、買主と打ち合わせが同時刻になってしまったんです。
あの時は、本当に申し訳なかった。
でも、一覧化によって、空き時間を見極めやすくなり、それから同じ失敗をしていません。
次に、優先度を分けると、さらにスムーズになります。
「今週絶対やるべき」「後回しOK」のように色分けするといいです。
わたしは赤と青のマーカーで区別して、視覚的にわかりやすくしました。
あなたも、自分なりにカラーを決めれば、時間配分が見えてくるはず。
忙しいときほど、全体像と優先度がカギを握るんです。
予約の優先順位を決める
内覧や契約など、複数のイベントが重なるときは、優先順位が重要です。
売主に急かされる物件もあれば、買主の事情が切迫しているケースもあるでしょう。
わたしは、各案件の制約をリストアップして、期限の早い順に並べます。
「今週中に内覧しないと決まらない」という物件があれば、そちらを先に回します。
このルールがあるだけで、迷う時間が減るんですよ。
ただし、優先順位だけで動くと、隙間時間が生まれませんか。
わたしは、それをうまく使うのもポイントだと思っています。
「空いている30分で、隣の物件をちょこっと下見する」など、隙間を活用するんです。
あなたも、この30分がきっかけで書類の手続きを進められるかもしれない。
実際、私が行ったタイトなスケジュールが意外とうまく回り、短期間で話が進んだことがあります。
もう一つ、日程調整で大事なのは、関係者同士の意見交換です。
相手が「その日は無理」と言うとき、なぜ無理かを少し掘り下げてみると、別の選択肢が見つかるかも。
わたしは、先方の都合をただ受け入れるより、次に空く日や時間を聞くようにしました。
お互いの予定をすり合わせ、ぎりぎり調整が成立することも少なくない。
あなたも、相手とのコミュニケーションを大事にしてみてくださいね。
柔軟に変更できる環境を作る
スケジュールを完璧に組んでも、トラブルで崩れることが多々あります。
わたしは何度もドタキャンを味わいました。
そこで学んだのが、「変更を前提とした仕組みを持つこと」です。
具体的には、オンラインのカレンダーやチャットを使い、変更があれば即通知する形を作る。
これなら、メンバー全員が最新情報をリアルタイムで確認できます。
メールを待たずに、スマホのアプリで変更を把握できるのは大きいです。
また、キャンセルが出たときに代わりの物件を提案できる準備も大切です。
わたしは、同エリアの候補を常に2～3用意しておくようにしています。
お客様が「時間は空いたけど、他に見る場所ないの？」となったときにも対応可。
この柔軟さが評判を呼び、「またお願いしたい」と言われるケースが増えました。
あなたも、急な空き時間をチャンスに変えられるかもしれません。
それから、トラブルが大きいほど、急ぎの連絡が増えますよね。
私のおすすめは、情報共有を一括管理しておくこと。
例えばクラウドのフォルダに物件ごとのデータをまとめ、誰もが見られる状態にする。
担当者が変わっても、履歴を確認してすぐに状況がつかめるわけです。
わたしはこれを導入してから、引き継ぎのミスが激減しました。
あなたも、データや連絡先をバラバラに持たず、一元化すればストレスが減るはずです。
まとめ
最後に、柔軟に対応するには、無理なスケジュールを組まないのも大事。
余裕がなさすぎると、少しの変更でも崩れます。
わたしは作業時間にバッファを入れることで、変更時のリカバリーがしやすくなりました。
余裕があれば、お客様に対してもゆったり説明でき、信頼を得やすいんです。
あなたも、この「少しの余白」を意識してみると、きっとスムーズに回せると思います。
まとめると、複数物件の日程調整は、情報を俯瞰して優先順位を決め、柔軟に変更できる環境がポイント。
わたしも何度も迷走しましたが、徐々に改善するうちに仕事が楽しくなりました。
物件数が増えると大変なことも増えますが、同時にやりがいもアップしますよね。
あなたも、効率よく調整して、より多くのお客様を満足させてみませんか。
苦労が報われる瞬間は、本当にうれしいものです。
ぜひこのヒントを活かして、複数物件の日程調整をスムーズに成功させましょう。
ぜひUD-Nextをお試しください。きっと気に入ってくれると思います。
